أصداءأقلام الكتاب

مهارات وفـن التعامل مع كـبار الشـخصـيات في المناسـبات والمواقـف الرسـمـية..

أ . عـصام بن محمـود الرئيـسـي

مدرب ومحاضـر في البروتوكول والإتيكيت الوظـيفي العام

 

مهارات وفـن التعامل مع كـبار الشـخصـيات في المناسـبات والمواقـف الرسـمـية..

من الجوانب الهامة التي يجب أن نعتني بها دائما عند حضورنا المناسبات أو الزيارات الرسمية هي مهارة التعامل مع كبار الشخصيات، وكما نعلم جميعا فان التعامل الراقي ليس مقتصرا على فئة معينة دون غيرهم بطبيعة الحال، الا أننا سنركز في هذا المقال على التعامل مع كبار الشخصيات وتحديدا في المناسبات والمواقف الرسمية.

ويأتي كتابة هذا المقال لورود العديد من الأسئلة المرتبطة في هذا الجانب وتبين لي أيضا في العديد من محاضراتي غياب الكثير من المعلومات المهمة لدى العديد من الشخصيات لدرجة أن بعضهم يتجنب حضور هذه المناسبات الرسمية خوفا من الوقوع في أخطاء بروتوكولية تضر بسمعتهم في حسن التصرف، حيث أن المامنا لمثل هذه المواضيع البروتوكولية يعتبر البطاقة التعريفية التي تقدمنا للناس سواء على الصعيد الرسمي أم الاجتماعي.

وتمتزج في هذا المفهوم أشكال متعددة من التعامل اللبِق والحذر وفق أصول رسخها العرف الاجتماعي والرسمي كالإتيكيت والمجاملات البروتوكولية المرعية من كافة الطبقات الاجتماعية  والأوساط الرسمية في مختلف الدول والمجتمعات.

ويقول الرسول الكريم عليه الصلاة والسلام (أنزلوا الناس منازلهم) وهذا التوجيه النبوي الكريم أمتزج بالحكمة والعدل في التعامل.

 فمن هم ( كبار الشخصيات ) ؟؟ .. وكيف نتواصل ونتحاور معهم بطريقة صحيحة عند حضورهم وتواجدهم في مختلف المناسبات الرسمية، أو أثناء الزيارات الرسمية الى مقار أعمالهم؟؟ .. وكيف يتصرف رجال المراسم والعلاقات العامة والسكرتارية ومديري المكاتب بالذات في التعامل مع تلك الشخصيات والذي يتطلب طبيعة عملهم التعامل المباشر معهم ؟ وماهي حدود هذا التعامل ؟؟

كل هذه الأسئلة سوف نحاول الإجابة عليها بإذن الله تعالى من خلال هذا المقال وبشكل موجز.

من هـم كـبار الشـخصـيات؟؟

 في الحقيقة لا يوجد تعريف دقيق لكبار الشخصيات أو الشخصيات الهامة والمرموقة بشكل عام ويختلف من دولة الى أخرى، ولكن يمكن معرفتهم من خلال المجتمع الذي ينتمي اليه الفرد فهناك بطبيعة الحال اصحاب السمو والمعالي واصحاب السعادة والقادة ونظرائهم من الشخصيات الأخرى، والمشاهير من رياضيين وأصحاب الفن ورجال المال والأعمال، وجرت العادة أن تقوم كل دولة بتحديد تلك الفئات بالمسمى، وتصدر قائمة بها معتمدة من قبل الجهات المختصة في الدولة وحسب الأسبقية.

مهارات الحـوار والمناقـشة مع كـبار الشخصـيات..

 دائما ما تطالعنا وسائل الاعلام المختلفة وخاصة المرئية منها بأخبار كبار الشخصيات وصورهم سواء أكانوا من المشاهير أو من رجال الساسة والاقتصاد، ومع تكرار مشاهداتنا لأخبارهم  ورؤية صورهم يترسخ في أذهاننا  بأنهم قريبون منا نعرفهم ويعرفوننا عن قرب، وعند لقاءنا بهم نقترب منهم ونتعامل معهم بطريقة عفوية لا أراديه، إلا أنه في الحقيقة نحن من نعرفهم من طرف واحد ليس إلا، فعلينا أن ندرك ذلك تماما وان نبتعد عن أي مواقف قد تعرضنا للحرج.

إذا كنت ممن يحضرون المناسبات الرسمية أو يتطلب عملك أو مكانتك الوظيفية القرب من كبار الشخصيات فلا بد أن تتقن أساليب ومهارات المناقشة والاتصال معهم، ويتطلب ذلك التعرف عن شخصياتهم.

ومن أهم الجوانب التي يمكن التعـرف من خلالها على الشخصية ما يلي :

  •  أسلوب التحدث (كثير الصمت – متحدث – كثير الجدال).
  • أسلوب التعامل مع المحيطين به (ودود – صعب المراس – هجومي).
  • أسلوب تنظيم مواعيده (دقيق – لا يكترث بالوقت – لا يحب الزيارات المفاجئة).
  • طريقة وعرض الأعمال المختلفة من قبل المعاونين له (عرض سمعي – عرض مرئي- عرض ميداني مشاهدة).
  • الاهتمامات الخاصة بالشخصية (القراءة – الرياضة – السفر).
  • العلاقات الاجتماعية للشخصية الهامة.
  • أسلوب الشخصية في إدارته للمؤسسة، وطريقة تعامله مع الأجهزة العاملة معه.

نقاط مهمة يجب أن نضعها في الاعـتبار للتواصل مع كبار الشخصيات في المواقف الرسمية وحضور المناسبات..

  •  لا تقاطع حديث من يتكلم وخاصة مع كبار الشخصيات، وتجنب حركة جسد غير ملائمة (مثل الحركة الزائدة لليدين أو لمس الوجه والأنف)، واحتفظ بابتسامة دائمة ووجه بشوش.
  • التعامل بدبلوماسية مع طرف الحوار، وهو دائما من الأمور الإيجابية التي ستساعدك على إنجاح التواصل.
  • حافظ على مسافة الأمان بينك وكبار الشخصيات أثناء الحوار معهم والتي تقدر بمتر واحد سواء في حالة الوقوف أو الجلوس، ولا تخرج عن الدائرة الرسمية في الحوار، وحافظ على الألقاب الرسمية أثناء المناداة.
  • الإبتعاد عن العناق وتبادل القبل ويكتفى بالمصافحة الرسمية، على أن تكون مصافحة غير مبالغ فيها أيضا.
  • لا تكن هجوميا أثناء الحوار، وابتعد عن الحوارات الطويلة والنقد، وكن مستمعا جيدا، واستخدم نبرة صوت مسموعة ولكن غير عالية ومزعجة.
  • قلل من  الإعتذار المتكرر، خاصة مع الشخصيات الهامه، إعتذر فقط في الأخطاء المؤثرة، وعليك تقييمها.
  • لا تضيع الوقت فالشخصيات الهامه ليس لديها الكثير من الوقت، وهذا يشمل عدم التأخر في المواعيد.

دمتـم بـود..

الأسـبوع المقـبل بإذن الله تعالى موضوع آخر في جوانب البروتوكول والإتيكيت الوظيفي..

Spread the love
اظهر المزيد

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق