أ. عصام بن محمود الرئيسي

مدرب ومحاضر في البروتوكول والإتيكيت الوظيفي

بروتـوكـول الدعـوات الرسمـية !!..

عندما تتلقى دعوة لحضور مناسبة معينة من صديق أو من مؤسسة، فهذا يعني أنك مرغوب بك لحضور تلك المناسبة ،ووصول تلك البطاقة إليك معنونة باسمك شرف كبير وأمرٌ له مشاعره الخاصة وتقديره ممن قدم لك تلك الدعوة ،لهذا وجب احترامها سواء بتأكيد الحضور أو الاعتذار بدون تأخير، ألا أنه يجب على الفرد أنْ يلبيَ الدعوة قدر المستطاع إذا لم يكن هناك عذرٌ قويٌّ يمنعه من الحضور. وفي كل حالة من الضروري كتابة بطاقة دعوة للمدعوين؛ لأنها تؤدي إلى عدة مهام ؛منها ضمان الرد وتأكيد الحضور، وكذلك تحديد المشاركين في المناسبة ،وتوضيح نوع الحدث وتفاصيله المختلفة من خلالها. 

بعض من أنواع الأحداث التي تتطلب بطاقة دعوة :

• حفلات الخطوبة والزفاف.
• رعاية المناسبات الرسمية والاجتماعية.
• حفلات التكريم في بيئة العمل وخارجه.
• الندوات والمؤتمرات وورش العمل والأمسيات الثقافية.
• المهرجانات السينمائية والمؤتمرات الصحفية.
• حفلات عشاء العمل والغداء.
• حفل التدشين وإطلاق المنتجات المختلفة.

 محتوى بطاقة الدعوة :

تحتوي بطاقة الدعوة على بيانات مختلفة تساعد كثيرا على حسن التنظيم وكذلك توضح للمدعو نوعية الدعوة وتفاصيلها المختلفة دون أنْ يلجأ المدعو إلى الاتصال المستمر للجهة الداعية، ومن البيانات الهامة التي يجب أنْ تتوفر في بطاقة الدعوة ما يأتي :

• نوع الدعوة / سبب الدعوة.
• اسم المدعو.
• راعي المناسبة.
• التوقيت. 
• نوع اللباس.
• وضوح مكان المناسبة والعنوان. 
• أرقام التواصل بالمنظمين في حال الاستفسار.
• أي ملاحظات أو إرشادات مهمة إن وجدت.

تعددت أشكال الدعوات ،ولكن تتفق في أهدافها بشكل عام والغرض منها وهناك نوعان من بطاقة  الدعوة وجميعها على كل حال يجب ان بوقت مبكر للمدعو :

الدعوة الرسمية تتميز بالآتي :

• خطاب رسمي وتكتب بصيغة رسمية مع ذكر لقب واسم المدعو للمناسبة بطريقة صحيحة ،وتُوَجَّهُ للمدعو شخصيا.
• يجب أن توثق عملية استلام الدعوة.
• طلب الرد على الدعوة في خلال زمن معين.
• يذكر نوع الحدث والغرض منه.
• نوع اللباس الذي يجب أنْ يرتديَه المدعو.
• يجب ذكر أي متطلبات أو جاهزية المدعو التي يجب أن يوفرها إذا كان له دور في المناسبة.
• يجب التأكد من تنقيح الرسالة الرسمية بالكامل لضمان عدم وجود أخطاء في الترقيم أو القواعد النحوية أو الصيغة الإملائية وغيرها من الأخطاء.
• اكتب الدعوة في مُسَوَّدَة وبعد مراجعتها النهائية بمكنك أن تنقلها في أوراق الخطابات الرسمية. 
• يجب أنْ تكون الرسالة مغلفة بظرف خاص بها ومشمعة.
• اسم منشئ الدعوة مع ذكر منصبه في المؤسسة والتوقيع عليها.

الدعوة غير الرسمية تتميز بالآتي :

• تتصف هذه النوعية من الرسائل بصيغة الودية وتكتب بدون تكلف.
• يمكن أن تحتوي هذه النوعية من الدعوات على ذكر مواقف لها ذكريات مع المدعو لتذكيره بالمحبة والود وتحفيزه لحضور المناسبة.

ما يجب أن يقوم به المدعو عند استلامه بطاقة الدعوة الرسمية :

• يجب الرد سريعا على صاحب الدعوة وبوضوح تام سواء بالاعتذار لأسباب مقبولة وواقعية أو تأكيد الحضور .
• في حالة الاعتذار عن الحضور لا تحاول أن تحضر فجأة بدون موعد تاكيد سابق حيث قد يسبب ذلك بعض الإرباك للمناسبة الرسمية.
• إذا كنت متردد  في الرد على الدعوة بسبب عدم وضوح ظروفك الخاصة أبعث لصاحب الدعوة بأنك سترد بعد يوم أو يومين ويجب ان لا تطول فترة الرد.
• لا تتحدث عن الدعوة أمام شخص غير مدعو وذلك منعًا للإحراج .
•  عليك الالتزام بأي ملحوظة مكتوبة ببطاقة الدعوة وذلك احترامًا للمناسبة وخاصة في الزي الرسمي المطلوب ارتداءه. 
• لا تكرر اعتذارك عن حضور الدعوات المقدمة اليك باستمرار حتى لا يؤخذ عنك بأنك لا تحترم دعوات الآخرين ومشاركتك لهم ويمكن أن يتجنبوا دعوتك لأي مناسبة خوفًا من رفضك وإحراجهم.
• إذا لم تكن متأكد من حضورك في الموعد المحدد فعليكِ تحديد موعد وصولك أو أن تعلم صاحب الدعوة بالحد الأقصى من احتمالية تأخيرك.
• إن الحد المعقول والمقبول للتأخر في الزيارات الاجتماعية نصف ساعة وبالنسبة للدعوات الرسمية عليكِ الحضور بالمعاد المحدد وتجنب التأخير.
• إذ كنت مريضا وخاصة الامراض المعدية الشتوية منها أو الصيفية فأعتذر عن الحضور وأعلم صاحب الدعوة بظرفك الصحي بكل وضوح خوفا من نقلك للمرض للأشخاص الاخرين.
• لا تنتقد الطعام المقدم لك ولا تعطي آراء سلبية حوله بل أشكر صاحب الدعوة على حسن التنظيم ومستوى الرائع بما احتوته المأدبة من أكل وشرب.

 الدعوات بواسطة  البريد الإلكتروني:

مع تقدم التكنولوجيا، وظهور العديد من التطبيقات تفاعل الناس كثيرا مع الدعوات الإلكترونية من خلال الشبكات الاجتماعية المختلفة، وأصبحت أسهل الطرق لديهم في هذا الجانب للأسباب الآتية:

• سهل الإعداد والتصميم لوجود قوالب خاصة للدعوات وفي تطبيقات مختلفة.
• سهولة وسرعة النشر والتوزيع والتواصل مع المدعوين فيما يتعلق بتأكيد الحضور وغير ذلك من الجوانب. 
• توفير الوقت والجهد في زمن قياسي. 
• تعزز من التواصل وتبادل المجاملات والسؤال عن تفاصيل الحدث مما يَزيد التقارب والمحبة بين الناس وتكثيفها بسبب التواصل المباشر في أجهزة اعتادوا عليها.

وعلى الخير نلتقي، وبالمحبة نرتقي..