الدكتـور/ سعـدون بن حسين الحمداني

دبلوماسي سابق ، الرئيس التنفيذي للأكاديمية الدولية للدبلوماسية والإتيكيت

فن الدبلوماسية .. بروتوكول وإتيكيت حضور المؤتمرات الخارجية والمحلية..

يتفاخر الدبلوماسيون من مختلف المدارس الدبلوماسية الأجنبية الغربية حول طبيعة بروتوكول وإتيكيت حضور المؤتمرات الخارجية والمحلية سواء على المستوى الشخصي، أو على مستوى الوفود الرسمية وكبار الوظائف والمناصب، وكيف يتبارون في وضع المراسم والخطوات النموذجية التي تبدو بأعلى مراحل الإتقان؛ سواء على مستوى التحضير للمؤتمر من حيث المكان والزمان، ونوعية الحضور، والمادة المطروحة، وطبيعة ونوع المأكولات والمشروبات الساخنة والعصائر وأنواع وطبيعة قناني الماء والأكواب، وديكور الطاولات، ونوع وأحجام الطاولات، وعدد الكراسي على كل طاولة، بالإضافة الى نوعية الكراسي بالصف الأول لراعي المؤتمر، وحضور كبار الشخصيات حسب نظام الأسبقية، والذي يبدأ من استقبالهم بالتوقيتات المتفق عليها قبل حضور راعي المؤتمر بعشر الى خمس دقائق، وكذلك أنواع الزهور التي قد توضع على الطاولات، والمناديل وبقية مفردات الطاولة التي يجب أن تكون ما بين خمس الى ثمانين مفردات لكل شخص.

لذلك تذهب المدارس الدبلوماسية المتخصصة في مجال المؤتمرات الى الاهتمام بمكان المؤتمر، وطبيعة الديكور الداخلي وألوانه من حيث السجاد والستائر والكراسي والطاولات والإضاءة والتبريد أو التدفئة والأجهزة الإلكترونية من شاشة عرض إلى واي فاي ومايكروفونات وأجهزة الترجمة الفورية.

تقسم المؤتمرات الى نوعين : المؤتمرات الخارجية التي لها برتوكول وإتيكيت خاص بها، والمؤتمرات المحلية أو الداخلية، وأيضاً لها اسلوبها ونظامها الخاص بها، بالإضافة الى أنهما تقسم الى المؤتمرات النهارية والليلية.

تشترك المؤتمرات النهارية والليلية ببعض المفاهيم في البرتوكول والإتيكيت ومنها : الحضور الزمني المناسب قبل 15 – 20 دقيقة، إتيكيت اختيار نوع الملابس وألوانها، استخدام الهاتف، الحديث ومستوى نبرة الصوت، الإنتباه الى المتحدث بالمؤنمر، التحضير لمواد المؤتمر؛ وقبل الخوض بهذا الموضع اسمحوا لي ان أعرج على تعريف البروتوكول والإتيكيت بصورة مختصرة.

يُعرف البروتوكول بأنه هو مجموعة من القواعد أو التوجيهات التي تصدر من جهة عليا وصولأ لتحقيق هدف معين في أغلب الأحيان شفهية أو مكتوبة مستنداً الى الاتفاقيات بين الطرفين، والتقيد بها لأنها مبينة على أسس علمية وعملية….. ، بينما يُعرف الإتيكيت بأنه فن الذوق واللباقة والمظهر والسلوك الفردي بالمجتمع والتعامل بهذه العناصر مع الآخرين……

تعتبر مفاهيم البروتوكول والإتيكيت من أهم عناصرالحياة المَدنية في عصرنا الحديث وتتبارى المدارس الدبلوماسية على اختلاف تصنيفها بوضع اللمسات الجميلة والهادئة والمميزة في فن الإتيكيت سواء للرجل أم المرأة بحضور المؤتمرات الخارجية او الداخلية(خ.د) ، وتوجد مدارس متخصصة حول أدق التفاصيل من ألوان الملابس، لغة الجسد ، إدارة الحديث، المستوى الاكاديمي.

نتطرق أولاً الى المؤتمرات الداخلية أو المحلية النهارية (وليس الليلية لأن كل فعالية لها بروتوكول وإتيكيت خاص به).

المؤتمرات النهارية التي تقام سواء عند الجهة الراعية أو في فنادق الدرجة الأولى على الحضور الالتزام بما يلي : الشخص المدعو لحضور المؤتمر لا يمثل نفسه أو ذاته، وإنما يمثل الجهة التي ينتمي إليها خاصة إذا كان مؤتمراً دولياً يعقد في بلده؛ فالمدعو للمؤتمر يمثل بلده ووزارته، وعليه أن يكون بأعلى مقومات وسمات كاريزما الشخص الراقية/ لديه بطاقة التعريف الشخصي، والذي سوف يتعارف ويتبادل بطاقة التعريف الشخصي مع بقية الضيوف؛ فلا يستحسن حضور مؤتمر دولي ولا يحمل أي بطاقة (الكارت الشخصي)، والذي فيه مواصفات معينة بعيداً عن كثرة الألوان والشعارات وحجم الخط ونوعه/ يبتعد كثيراً عن ارتداء ألوان المصر الملونة (كالأحمر والأخضر والأزرق والأصفر وغيرها)، وإنما يحبذ لبس مصر ذات خامة بيج أو بيضاء مع اختيار حر لنوع ولون النقشة/ الدادشة لايحبذ ابداً أن تكون أو تحتوي على تطريز ملون/ الاعتناء بالوجه واللحية/ عدم وضع عطور زيتية قوية أو نفاذه/ عدم لبس النعال الملون (كالأخضر أو الأحمر)/ هذا بالنسبة إلى الرجل؛ أما إلى أخواتنا السيدات يفضل أن تكون الحقيبة النسائية صغيرة/ عدم لبس الذهب أو المجوهرات أو الأكسسوارات بصورة مبالغة/ عدم وضع المكياج بصورة لافته للنظر، وإنما يكون بمنتهى الهدوء والبساطة استناداً الى لون البشرة، وشكل الوجه، ونوع الملابس/ لا يفضل أبداً لبس العباءة السوداء بالمؤتمرات الدولية المحلية، وإنما يفضل ارتداء الألوان النهارية الفاتحة التناسقية مع طول المرأة وعمرها ومكانتها كما تطرقت في مقالات سابقة/ عدم لبس الحذاء بالكعب العالي لأنه قد يتسبب في موقف محرج/ عدم استخدام الهاتف بل وضعه على الصامت/ عدم وضع الأرجل الواحدة فوق الأخرى.