لماذا تفـشل بعـض الاجتـماعات الرسمـية ؟!! .. وما هـو السبيـل لنـجاحـها ؟
الكاتـب/ أ. عـصام بن محمـود الرئيـسي
مدرب ومحاضر في البروتوكول والاتيكيت الوظيفي
لماذا تفـشل بعـض الاجتـماعات الرسمـية ؟!! .. وما هـو السبيـل لنـجاحـها ؟
تعتبر الإجتماعات الرسمية بشكل عام من الجوانب الهامة التي لا غنى عنها للمؤسسة فهي وسيلة الى حل مختلف القضايا الوظيفية واتخاذ القرار الجماعي المناسب لها، وأيضا تبقى هي الوسيلة المثرية الفاعلة في مناقشة أي موضوع يهم المؤسسة بشكل عام سواء على مستوى افرا دها أو على مستوى المؤسسات ذات الشراكة، حيث تساعد الاجتماعات على تبادل الخبرات بين العاملين وتقديم احدث المعلومات للموظفين عن المؤسسة، وتعطي فرصة للجميع للمشاركة في أتخاذ القرارات، إضافة الى ذلك فهي تكرس العمل بروح الفريق في المؤسسة.
وتنظيم الاجتماعات بشكل عام يمر بثلاث مراحل أساسية :
- ما قبل الإجتماع
- أثناء الإجتماع
- بعد الإجتماع
هنالك من الاجتماعات التي تعقد على مستوى المؤسسة ليست ذات جدوى وهي مضيعة للوقت وتسويف في اتخاذ القرارات وإقرار الخطط الهادفة، وفي المقابل هنالك اجتماعات فاعلة وتحقق أهدافها بكل احترافية، فلماذا تفشل بعض الاجتماعات الرسمية وينجح بعضها.
في هذا المقال بأذن الله تعالى سنركز حديثنا على المرحلة الاولى، وهي ما قبل الاجتماع وهي من المراحل الهامة بدون شك.
أسباب الفشل : تعددت الاسباب في فشل الاجتماعات بصفة عامة وأهم هذه الاسباب غياب الهدف أو الغاية من عقد الاجتماع، وسوء التخطيط والتنظيم لها، وكذلك عندما تناط برجال ليست لديهم الخبرة الكافية في مثل هذه النوعية في تنظيم الفعاليات.
السبيل لنجاح الاجتماعات : أن الأعداد الجيد لأي اجتماع وبوقت مبكر من العوامل الرئيسية لنجاحها، وسوف نستعرض بعض النقاط الجهورية لنجاح أي إجتماع رسمي :
- الهدف من الاجتماع : كلما كان الهدف والغاية من الاجتماع واضحا لدى الجميع كلما كان الاجتماع ناجحاً.
- الأعداد الجيد للاجتماع : لا بد من الاعداد الجيد والمبكر للاجتماع من تجهيزات لوازميه ومراسم استقبال وضيافة والأجهزة السمعية والتقنية الاخرى.
- إختيار الأشخاص الأَكْفاء في تنظيم الإجتماعات : هنالك من المؤسسات من تعين أشخاص يفتقدون الى الخبرة والمهارة في تنظيم مثل هذه الاجتماعات لهذا لا بد من تعيين أشخاص من العلاقات العامة والمراسم والاقسام المساندة من خلال فريق عمل في المؤسسة ومن لديهم الخبرة في التنظيم والتخطيط.
- إختيار الزمان والمكان المناسبين : تجنباً لفشل الإجتماعات لا بد من اختيار أفضل الأوقات، سواء لتوقيت القضايا المطروحة للمناقشة أو حتى مناسبتها لحضور المدعوين مكتملين وبدون اعتذارات مع تحديد المكان والزمان المناسبين للاجتماع ، وينبغي مراعاة أن يكون المكان بالذات مناسبًا ومعروف لأغلبية المشاركين في الاجتماع وسهل الوصول اليه.
- جدول الأعمال : وهو جدولة الموضوعات المراد مناقشتها في الاجتماع ويتم وضعها على شكل بنود وحسب اهميتها على أن ترسل بوقت مبكر الى اعضاء الاجتماع للأعداد لها والتحضير ويجب أن يكون جدول الاعمال واضحا ومباشر في طرحه للمواضيع، تجنبا لسوء الفهم.
- تقديم الدعوات : لا بد وأن تقدم الدعوات بوقت مبكر وأن يقتصر الحضور على المدعوين فقط وذوي العلاقة بالموضوع المطروح حيث أن زيادة عدد المشاركين في أي اجتماع يجعله غير فعال وغير منتج، ويؤدي الى صعوبة أتخاذ القرار.
- أختيار المشاركين : يجب أن يتم اختيار المشاركين في الاجتماع بعناية وهذا يتوقف حسب الغرض من انعقاد الاجتماع .. هل هو لحل معضلة ما ؟ ليتم دعوة أصحاب المعرفة .. أم الغرض منه أتخاذ قرار؟ لدعوة أصحاب القرار ..أم لغرض المناقشة ؟ لدعوة من لديه القدرة على أثراء المناقشة والاسهام بشكل فعال بآراء تخدم الصالح العام.
- كفاءة رئيس الاجتماع : لا بد من يترأس الاجتماع أن يكون مستعدا بجاهزية لترأس الاجتماع وملما بإدارته، والسيطرة عليه ويملك مهارة الحوار والقيادة وتقريب وجهات نظر الاعضاء وان يطبق ما جاء في جدول اعمال الاجتماع بكل ثبات.
وعلى الخير نلتقي .. وبالمحبة نرتقي..
