ملتقى وثائقي بصلالة يؤكد أهمية تعزيز إدارة الوثائق
أصـــداء /العُمانية
أكد ملتقى “تشريعات فاعلة ووثائق مستدامة” في ختام أعماله اليوم بولاية صلالة أهمية تعزيز التكامل بين الأطر التشريعية والمنظومات القانونية المنظمة لقطاع الوثائق والبيانات والمعلومات وحق النفاذ إليها، بما يضمن إزالة أوجه التداخل التشريعي وتوحيد تطبيقها بين الجهات المعنية.
وأشار الملتقى إلى أهمية الإسراع في تبني التقنيات الحديثة والذكاء الاصطناعي في إدارة دورة حياة الوثيقة، ووضع الضوابط والمعايير التي تضمن موثوقية الأنظمة الرقمية وأمن المعلومات واستدامة الحفظ، بما يحافظ على القيمة القانونية والمعرفية والتاريخية للمحفوظات، ويدعم التحول الرقمي وحوكمة المعلومات واستمرارية الأعمال.
واختتمت أعمال الملتقى الذي نظمته هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على مدى ثلاثة أيام بمحافظة ظفار، بمشاركة عدد من المختصين والخبراء وممثلي المؤسسات الحكومية والخاصة، واستعرض في يومه الختامي عددًا من التجارب والمبادرات المؤسسية في تطوير أنظمة إدارة الوثائق والمحفوظات وتوظيف الحلول التقنية الحديثة.
وركزت أعمال اليوم الختامي على محور تجارب المؤسسات الحكومية والخاصة بسلطنة عُمان، الذي تناول الممارسات العملية في تطبيق الأنظمة والتشريعات المنظمة لإدارة الوثائق، وتعزيز كفاءة الإجراءات الإدارية والفنية، ودعم التحول نحو الإدارة الإلكترونية للوثائق وحفظ الذاكرة المؤسسية.
واستعرضت هيئة المشاريع والمناقصات والمحتوى المحلي تجربة “مبادرة تامّ للتحسين في إدارة الوثائق”، متناولة جهود تطوير إجراءات إدارة الوثائق ورفع كفاءة العمليات المرتبطة بها، وتعزيز التكامل بين الجوانب التنظيمية والفنية والتقنية، بما يسهم في سهولة الوصول إلى الوثائق واسترجاعها وحمايتها.
كما استعرضت وزارة العمل تجربة “تخطيط مقاومة التغيير”، التي تناولت أهمية إدارة التغيير المصاحب لتطوير أنظمة إدارة الوثائق، والتخطيط للتعامل مع التحديات المرتبطة بتطبيق الإجراءات والأنظمة الجديدة، وتعزيز وعي الموظفين ومشاركتهم في مراحل التطوير بما يدعم استدامة الممارسات الحديثة.
وفي الجانب التقني، قدمت نماء لخدمات ظفار ورقة بعنوان “نظام أمان لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية”، استعرضت خلالها تجربتها في توظيف الأنظمة الإلكترونية لتنظيم دورة حياة الوثيقة، ورفع كفاءة عمليات الحفظ والاسترجاع والتداول، وتعزيز حماية المعلومات ودعم التحول الرقمي.
وتناولت الشركة العُمانية للمبيعات والخدمات “السوق الحرة” تجربتها في إدارة الوثائق، مستعرضة الممارسات المؤسسية المتبعة في تنظيم الوثائق وحفظها وإتاحتها، ودورها في دعم الأعمال وتوثيق الأنشطة والعمليات وفق الأطر والإجراءات المعتمدة.
كما قدمت شركة ميناء الدقم ورقة بعنوان “قصة نجاح ميناء الدقم”، سلطت الضوء على تجربتها في تنظيم وإدارة الوثائق، ودور المنظومة الوثائقية في توثيق مراحل نمو الميناء ومشروعاته وعملياته وقراراته، والمحافظة على الخبرات والمعارف المتراكمة بما يدعم استمرارية الأعمال وتطوير الأداء المؤسسي.
واختُتمت أوراق العمل بتجربة الشركة العُمانية للغاز الطبيعي المسال من خلال ورقة بعنوان “دور إدارة المخزن الوسيط في حفظ الذاكرة المؤسسية في قطاع الطاقة”، تناولت دور المخزن الوسيط في تنظيم الوثائق خلال مراحل دورة حياتها، والمحافظة على الوثائق ذات القيمة الإدارية والتاريخية، وضمان إمكانية الوصول إليها والاستفادة منها، بما يعزز حفظ الذاكرة المؤسسية في قطاع الطاقة.
وسعى الملتقى، الذي عُقد خلال الفترة من 17 إلى 19 أغسطس الجاري، إلى تعزيز الوعي بالتشريعات المنظمة لإدارة الوثائق والمحفوظات، وتبادل الخبرات والتجارب بين الجهات المعنية، واستعراض الممارسات المؤسسية في تطبيق أنظمة إدارة الوثائق، ومواكبة التحولات التقنية المرتبطة بإدارة المعلومات والوثائق، بما يسهم في تطوير منظومة وثائقية مستدامة في سلطنة عُمان.
