كيف نتجنب الأخطاء البروتوكولية في منصات التكريم

الكاتب أ. عصام بن محمود الرئيسي
مدرب ومؤلف سلسلة كتاب مختارات من البروتوكول والإتيكيت

         
تُعدّ مراسم التكريم من اللفتات الرائعة والكريمة التي تنظمها العديد من المؤسسات في المجتمع، سواء الأكاديمية، أو التربوية، أو الثقافية، أو حتى الاقتصادية، لتكريم موظفيها أو طلابها المتميزين والمبدعين الذين قدموا جهدًا وإنتاجية في المؤسسة، يهدف هذا التكريم إلى التحفيز على تقديم الأفضل وتجويد العمل، ناهيك عن الأثر النفسي والمعنوي الإيجابي الذي يتركه في نفوس المكرّمين؛ لنيلهم هذا الاحترام والتقدير من قبل المؤسسة. بالإضافة إلى ذلك، يخلق التكريم تنافسًا بين المنتسبين بشكل عام، ويشجع الآخرين على بذل المزيد من الجهد والتفاني للوصول إلى منصة التكريم.

وقد يكون التكريم ماديًا، أو عينيًا، أو معنويًا، مما يشكل عامل إطراء وتشجيع للمكرّم بأن إبداعه محل تقدير وإعجاب الآخرين، مما يدفعه إلى مواصلة تقديم المنجزات المتميزة التي تخدم الفرد والمجتمع.

وسيركز موضوعنا هذا على الأسلوب الأمثل المتبع في منصات التكريم، حيث تحدث العديد من الأخطاء والهفوات البروتوكولية لدى البعض أثناء اعتلاء المكرّم منصة التكريم لاستلام شهادة تقدير، أو هدية عينية، أو درع مخصص، مما يعرض المنظمين والمكرّمين للحرج، حيث إن بعض هذه الهفوات لا تتفق مع أصول السلوك الراقي، وقد تعكر صفو المناسبة على الرغم من بساطة الموقف في مواقف أخرى.

ولتفادي هذه المواقف الحرجة في مثل هذه المناسبات، فقد وُضعت قواعد ومراسم متفق عليها في منصة التكريم، ويجب اتباعها بدقة وحزم وحذر للتقليل من تلك المواقف، ولكي يظهر حفل التكريم بأسلوب ناجح، علينا اتباع القواعد المراسمية التالية:
        المنظمون
ü   توظيف فريق محترف ، ومتمرس في مجال تنظيم الفعاليات يعد من العوامل الأساسية التي تضمن نجاح أي حدث، مع توفر الخبرة، والتنسيق؛ لضمان أن كل الترتيبات تتم  بسلاسة ، وبشكل احترافي، ابتداءً من الطاقم الخدمي إلى المنظمين، والمساعدين، وعلى الجميع أن يعمل بشكل منسجم لضمان أن يكون كل شيء في مكانه.
ü   الاهتمام الجيد بجميع تفاصيل المكرم ( اللباس الرسمي ، ومسار حركته إلى منصة التكريم) وخاصة  في تلك المناسبات التكريمية الكبيرة  التي تكون منقولة عبر وسائل الإعلام ، وقد تكون تلك التفاصيل غير مهمة عند البعض ولكنها تحدث فرقاً كبيراً لسمعة المؤسسة، ومكانتها.
ü   من الطبيعي أن تحدث بعض المفاجآت خلال الحدث، لكن الطريقة التي تتعامل بها مع هذه المفاجآت هي التي ستحدد نجاح الحدث ؛ لهذا يجب التعامل مع هذه المواقف بكل مرونة وهدوء مما يضمن استمرار الفعالية دون تأثيرات سلبية.
ü   على المنظمين اختيار الهدايا التكريمية المناسبة (شهادات تقدير، أظرف معينة تحمل مبلغاً مالياً أو درعاً خفيفاً) ويتجنب توزيع هدايا ثقيلة يصعب حملها من البعض ؛ لأن هذه النوعية الثقيلة من الهدايا غير محببة. حيث يمكن أن يجد المكرم  نفسه بعد نهاية الحفل في ورطة ، وهو يحمل شيئاً ثقيلاً، لم يقدر على حمله ، والتنقل بها من مكان إلى آخر.
 
·      المكرمون
ü   عندما يكون الشخص على علم بالتكريم يجب أن يحضر شخصياً ، وفي حال عدم تمكنه الحضور لأمر خارج عن الإرادة  يجب عليه أن  يرشح من يحضر عنه ؛ أثناء غيابه ، ويجب عليه الحضور بوقت مبكر،  وعلى حسب التعليمات.
ü   من الضروري الالتزام بمسار الحركة من اليمين إلى اليسار أثناء الصعود لمنصة التكريم ؛ لاستلام شهادته أو شيء آخر..
ü   ارتداء الزي الرسمي، وخاصة إذا كان الزي موحداً  ، مثل : التخرجات الجامعية.
ü   في جميع المناسبات الرسمية إذا لم يكن هناك زي موحد يجب على الجميع ارتداء الزي الوطني الرسمي لحفلات التكريم ، وحسب تعليمات الحدث.
ü   التأكيد من المنظمين للمكرم إذا كان هنالك مصافحة من قبل راعي المناسبة خلال التكريم.
ü   يقوم المكرم في الحفل بإلقاء السلام لراعي المناسبة، ويشكره على التكريم
ü   على المكرم في الحفل استلام التكريم بيديه الاثنتين.
ü   من حق المكرمين التعبير عن فرحتهم بابتسامة، وبشاشة، وتحية الجمهور بيده بطريقة مهذبة، ولكن بدون انفعال، وتجنب القيام بتصرف ، أو حركة غير لائقة ينطبع بذاكرة الآخرين ، و بشكل غير لائق .
خصوصاً في التكريم.   

وأخيراً عزيزي القارئ فإن التحضير الجيد المسبق بكل تفاصيله من عوامل نجاح مثل هذه المناسبات، والتجارب المتكررة لفقرات الحفل مهمة للغاية، وخاصة عندما تكون أعداد المكرمين كبيرة، والارتجال في أمر ما في مثل هذه المناسبات امر غير مرغوب سواء من قبل المنظمين، أو المكرمين.
وَعَلَى الخَيْرِ نَلْتَقِي وَبِالمَحَبَّةِ نَرْتَقِي ،،،