بروتوكول تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات الرسمية
الكاتب أ. عصام بن محمود الرئيسي
مدرب ومؤلف سلسلة كتاب مختارات من البروتوكول والإتيكيت
تعتبر الاجتماعات والمؤتمرات الرسمية من الأمور الهامة في الحياة العملية، فهي تمثل فرصة للتواصل والتفاعل بين الأفراد وتساعد على اتخاذ القرارات السليمة وبانسجام تام، وهي امتداد فطري لأنشطة الإنسان الحياتية الناجمة عن تفاعلاته الاجتماعية وتطوره الحضاري عبر السنين، ولكي تنجح هذه الاجتماعات ويخرج الجميع بنتائج طيبة من خلالها يجب ان يتم تنظيمها بشكل جيد لضمان سيرها بسلاسة وبشكل فعال، ولتحقيق ذلك يتطلب الأمر الالتزام بالبروتوكول والتعامل الراقي الخاص بتنظيم وحضور الاجتماعات، وهي مجموعة من القواعد والتصرفات التي تحكم التواصل والسلوك بين جميع الحضور سواء من المنظمين أو المشاركين الآخرين، بما فيهم رئيس الاجتماع أو المؤتمر.
ومن منظور إداري، تقوم الاجتماعات والمؤتمرات الناجحة التي تُحقق الأهداف المرجوة من اقامتها على ركائز أساسية تشمل عمليات التخطيط والإعداد والتنفيذ الجيد ومن ثم المتابعة الدقيقة والحثيثة، والتي بدورها ترتكز على عوامل مهمة تتمثل بالاحترافية في الأداء وعامل الخبرة للفريق الذي يُدير عملية تنظيم تلك المؤتمرات أو الاجتماعات، وحتى يتسنى تنظيم فعالية ناجحة يتوجب على الجهة الراعية والمنظمة لهذا الحدث اتباع الآتي:
· الحجز المبكر للقاعة وهو إجراء مهم وخاصة إذا كان الاجتماع أو المؤتمر ذات طابع تشاركي ويضم العديد من المدعوين من خارج المؤسسة أو من داخلها أو حتى من خارج الدولة، حيث الاختيار والحجز المبكر للقاعة يؤدي حتما إلى تجنب الوقوع في خيارات قليلة فيما بعد قد تكون متاحة وغير مناسبة لمتطلبات المناسبة.
· من الأفضل ان يتواجد مكان الاجتماع بمعزل عن مكاتب المؤسسة تجنبا لمناطق التشويش، والإزعاج، وكذلك بعيد عن مداخل وخروج الموظفين، حتى لا يحدث أي إزعاج لكلا الطرفين، الموظفين والمجتمعين أثناء الاجتماعات.
· يجب تحديد جدول أو أجندة الأعمال في وقت مبكر وكاف وبكل دقة، والالتزام الصارم بها حتى تتم عملية الضبط والسيطرة على مسار الاجتماع من قبل رئيس الاجتماع.
· إرسال الدعوات الرسمية قبل موعد الاجتماع بوقت كافٍ.
· تضمين جميع التفاصيل المهمة في بطاقة الدعوة مثل الزمان والمكان ونوع الحفل وما هو مطلوب من قبل المشاركين تحضيره.
· ترتيب الجلوس وفقًا لمعايير الأسبقية والبروتوكول الرسمي، ووضع بطاقات تعريفية على المقاعد لتحديد أماكن الجلوس وخاصة عندما يكون هنالك عدد كبير من المشاركين.
· تجهيز فريق مراسمي متخصص لاستقبال الضيوف من المدعوين وتوجيههم إلى أماكنهم قبل الميعاد بنصف ساعة والأفضل ساعة للتأكد من انضباط كافة الترتيبات.
· الترحيب بالضيوف بشكل لبق ومهذب.
· كثير من الأشخاص المنظمين يجدون أنفسهم في بعض المناسبات عليهم أن يقدموا بعض الحضور للآخرين. خاصة إذا كانوا معروفين للجميع ولكن يجب اتباع الترتيب الذي يقدم به الافراد لبعضهم:
· قدم الأقل رتبة للأشخاص الأعلى (مدير إلى مدير عام).
· لا تنسى ذكر الألقاب (دكتور، مستشار. الخ ) إذا كان هناك من المدعوين يشاركون في الاجتماع).
· يجب أن تكون الأسماء لديك واضحة وكذلك المناصب ومؤهلات المحاضرين عند التعريف، ومخاطبة الشخص باللقب الصحيح من البرتوكولات الهامة في العمل، حيث يجب معرفة النطق السليم للأسماء قبل أي اجتماع.
عند إدارة أية مناسبة يصبح من يرأس التنظيم في دائرة الضوء فبجانب المهارات الإدارية يجب أن يتمتع بالمعرفة التامة لإتيكيت وبروتوكول إدارة المناسبات الرسمية.
قبل بدء الاجتماع، من الواجب على من يديره أن يركّز وأن يكون على دراية تامة بعدد من النقاط التنظيمية:
• عدم المقاطعة أثناء حديث أي شخص في الاجتمـاع، مهمـا كانت الحاجة مُلحّة لمقاطعته. أما إذا كان الأمر شديد الإلحاح، فمن الممكن أن يستأذن الفرد الذي يطلب المداخلة من المتحدث ومن مدير الجلسة في الوقت نفسه.
• من الضـروري أن يشدد رئيس الاجتماع على إغلاق جميع الوسائل التي تستدعي التشتيت مثل الهواتف النقالة أو أي مصادر إزعاج أخرى.
• من المهم أن تتوفر أدوات ووسائل قد يحتاجها المشارك وذلك لتسهّيل عملية النقاش وعرض الآراء والمقترحات، مثل توفير أوراق وأقلام أمام كل فرد لأخذ الملاحظات، سواء الملاحظات النهائية للاجتماع، أو لتدوين أفكاره التي يرغب في نقاشها مع الآخرين متى أتيحت له الفرصة.
ما يجب أن يقوم به المشاركون في الاجتماع:
· من أكثر الأمور أهمية لتطبيق إتيكيت الاجتماعات الرسمية هو الوصول إلى اجتماعات العمل في الوقت المحدد أو قبله ببضع دقائق حتى يتعرف المشارك على الحضور، وعدم التأخر حتى لا يسبب ازعاجًا وتعطيلًا للجميع.
· من إتيكيت الاجتماعات الرسمية أن تكون مستمعًا فعالًا في الاجتماعات، ركز على الموضوع المطروح واستمع بعناية لآراء وأفكار الآخرين، قدم تعليقات بناءة واستفسارات مهمة لتعزيز التفاهم وتحقيق الأهداف.
· يساعد الالتزام بقواعد السلوك والتصرف بشكل مهني في الاجتماعات على بناء الثقة والاحترام بين المشاركين، مما يساهم في تحسين جودة التعاون والعمل المشترك.
· استخدام لغة الجسد بشكل لبق لتوجيه المشارك الذي يتحدث بشكل غير لائق، مثل النظر إليه بشكل مباشر باستخدام إيماءات اليد لتوجيه تركيزه على الموضوع المطروح.
وختاما يمكننا أن نستنتج أن بروتوكول وإتيكيت الاجتماعات الرسمية والسلوك الراقي هو عنصر أساسي لنجاح أي اجتماع ويأتي بثمار إيجابية غير متوقعة إذا تم تطبيقه يشكل صحيح في بيئة العمل وسوف يحقق أهدافه المرجوة بدون شك بكل أريحية وانسجام بين الجميع.
وعلى الخير نلتقي، وبالمحبة وبكم نرتقي ..
